Отсутствие времени у работников

Одна из самых распространенных жалоб практически любого работника — отсутствие времени. Перед ним постоянно возникают новые дедлайны, которых нужно придерживаться, и кризисные ситуации, которые требуют немедленной реакции. Недостаток времени превращается в ключевой источник стресса. Впрочем, Мира Уайт (Myra White) на страницах Management Issues доказывает, что выход из этой сложной ситуации все же существует. Нужно просто делать меньше!

Главной причиной того, что нам постоянно не хватает времени, как ни странно, есть технологии. Люди привыкли слышать и считать, что технологии призваны помочь им избавиться от лишней работы, а то, что необходимо делать, выполнять быстрее и продуктивнее. Впрочем, как оказалось — не все так просто. И впрямь, при неумелом использовании, технологии пожирают наше время вместо того, чтобы экономить.

Офисные работники со всего мира сегодня тратят миллионы часов, выполняя задачи, которые были попросту невозможны двадцать лет назад. Банальный пример — сегодня большинство поставщиков не могут доставить товар клиенту, предварительно не засканировав серийные номера к компьютерам. А это дополнительное время.

Чтобы избежать стресса, нам нужно научиться минимизировать влияние технологий на распорядок рабочего дня. И начать можно с сокращения количества компьютерных документов, которые мы генерируем. Ниже приведены три вопроса, которые стоит задать себе, прежде чем взяться за создание следующего документа.

1. Действительно ли этот документ необходим? Людей привлекает создания документов. Наконец, наличие документальных свидетельств якобы подтверждает то, что человек прикладывала усилия для выполнения своей работы. Впрочем, прежде, чем нажать на кнопку " создать новый документ" все же заставьте себя задаться вопросом, действительно ли он нужен вам, а также вашей организации?

Действительно ли вашему руководителю необходим длинный отчет с бесконечными деталями, если ему хватит минимальной ключевой информации, например отчет по поставке труб асбестоцементных, которую вы можете предоставить за 30 минут, вместо того, чтобы сидеть за написанием отчета в течение 4 часов.

2. Должен ли ваш документ быть " произведением искусства"? Технологии дают возможность создавать документы с использованием цвета, изображения, видео, звука, специализированного форматирования и т. п. Но каждая дополнительная особенность требует времени на оформление документа. Поэтому, если вы цените свое время, хорошенько подумайте, действительно ли оправдано использование этих инструментов в документе, который вы планируете создать?

3. Насколько полезна информация, которой вы владеете? Компьютеры существенно облегчают процесс сбора и анализа информации. Но иногда вы работаете с информацией, которая попросту никому не нужна. Как следствие — вы перегружаете свои отчеты детальными аналитическими исследованиями, на которые никто даже не взглянет. Более того, будут люди которые вообще откажутся просматривать ваш отчет за невозможности найти крупицу полезной информации в океане " мусора".

Эти идеи — только начало размышления над тем, как можно улучшить свой рабочий процесс и избежать стресса путем исключения лишней работы. Впрочем, если вы поняли основной принцип, то в будущем вам будет гораздо легче применять его.