Как эффективнее всего использовать время на рабочих совещаниях?

Марк Хаас (Mark Haas), эксперт в сфере управленческого консалтинга, президент CMC FIMC, делится информацией о том, каким образом можно наиболее эффективно использовать время рабочих совещаний и бизнес - встреч.

Люди, которые работают в консалтинге, знают, что рабочие встречи и совещания с некоторыми клиентами бывают не очень производительными. А иногда им даже приходится планировать дополнительные встречи для того, чтобы закончить работу, поскольку за время одного совещания они не успевают решить все запланированные вопросы. Впрочем, обычно такая проблема не возникает, если клиент приходит на встречу хорошо подготовленным. Задание консультанта — помочь клиенту подготовиться.

Каким же образом это можно сделать?

Само собой понятно, что как вы, так и ваш клиент обязанны четко знать, что должно быть сделано за время совещания и какие вопросы будут рассмотрены. Это гарантирует успеваемость совещания лишь на половину. Когда мы планируем встречу, планируя заранее лишь перечень вопросов, которые будут подняты, мы в действительности тратим очень много времени. Это касается как встреч клиентов с консультантами, так и личной встречи двух людей. Успеваемость встречи зависит от подготовки к ней, а подготовка часто отбирает больше времени, чем сама встреча.

Стоит принять во внимание и рассмотреть следующие аспекты эффективной встречи (как консультант, вы должны быть убеждены, что все требования выполнены вами или вашими клиентами):

• Дайте ответ на вопрос, действительно ли встреча является наиболее эффективным способом решения проблемы, которая перед вами появилась. "Давайте встретимся" — это наиболее спонтанный ответ на потребность совместно решить любую проблему. Но во многих случаях проблема разрешается намного проще и не нуждается во встрече.
• Решите, кто действительно должен принимать участие во встрече (если вы можете пригласить на встречу 3 человек, не стоит приглашать 10).
• Четко определите, какие предшествующие приготовления должны быть выполнены до встречи (никогда отнимайте  у участников время, пытаясь решить проблему, которую вы можете решить самостоятельно).
• Убедитесь, что вы владеете (имеете доступ) ко всей информации, которая может понадобиться во время встречи.
• Убедитесь, что участники встречи эмоционально к ней готовы.
• Обеспечьте достаточное количество времени для глубокой дискуссии по вопросам, которые нужно решить.
• Обеспечьте сам процесс встречи, и разработайте для него правила (по каким принципами будут приниматься решения, перед кем будут отчитываться люди относительно выполнения принятых решений, кем модерируется встреча и тому подобное).

Если это возможно, встречу, на которой присутствуют и клиенты и консультанты, должны по возможности проводить клиенты. Даже если консультанты спланировали встречу, приготовили презентацию, материалы, детальную схему и разработку, — клиент все ровно должен быть заинтересованы и ответственны за встречу. Та встреча, где консультанты полностью берут на себя руководство (модерацию) событиями, вроде бы показывает, что именно консультанты (а не менеджеры) отвечают за все решения и результаты их внедрения в компанию. А это, в свою очередь, подрывает веру владельцев компании в способность самостоятельно мыслить и руководить своей организацией.