Механизм контроля и принципы его осуществления

Существует три типа механизма контроля, которые классифицируются по временному признаку: предварительный. текущий и заключительный контроль
Задача предварительного контроля - это выявление и предотвращение потенциального источника отклонения цели от намеченной на основе учета возможных нарушений в технологических процессах. Наличие программы ремонта оборудования с регулярной проверкой его состояния является типичным примером системы предварительного контроля. В качестве других примеров можно привести правила и кодексы поведения, функционирование системы пожаротушения, тренировки по ликвидации аварий, пожаров, наличие перечня операций по запуску оборудования, методы планирования операций.
Контроль, осуществляемый во время технологического процесса за правильностью его исполнения, называется текущим. Механизм текущего контроля реализуется через автоматические датчики, счетчики, системы сигнализации разных видов, измерительные приборы и т.д. При отсутствии данных приборов менеджер был бы вынужден только наблюдать визуально производственные процессы и сравнивать происходящие события с их описанием в инструкциях, привлекая для этого и работников подразделения.
Текущий контроль существенно подкрепляет возможности предварительного и позволяет сократить потери в результате отклонения фактического хода рабочих процессов от запланированных
Цель заключительного контроля - измерение результатов производственного процесса после его окончания и предотвращение последующих ошибок. Примерами заключительного контроля являются материалы статистической, бухгалтерской отчетности, справки аудиторов, налоговых инспекторов оценка количества и качества изготовленной продукции и т.п.
Эти виды контроля применяются уже после выполнения производственных задач, и они как минимум направлены на выявление и уточнение нарушений и ошибок допущенных в самом процессе производства, а в качестве максимальной задачи предлагается разработка планов и программ, предотвращающих подобные нарушения. На основе данного вида контроля можно осуществлять и совершенствование производства.
При заключительном контроле происходит выявление ошибок, что позволяет менеджеру принимать оптимальные решения по предотвращению их в последующей работе.
Для эффективной работы механизма контроля необходимо соблюдение следующих принципов: адекватность восприятия, своевременность, целесообразность и экономичность, наглядность, гибкость. Эти принципы контроля необходимы на различных работах в промышленности, офисах, больницах, правительственных учреждениях, банках, торговых предприятиях.
Любой менеджер должен выполнить, контроль выполненных операций, условий их исполнения, потребностей в сырье и материалах для подразделения.
Адекватность восприятия. Все стадии контроля - предварительный, текущий, заключительный - должны быть понятны тем, кто проводит его. На высшем уровне менеджмента контроль может быть более обобщенным и основанным на управленческих информационных системах, математическом моделировании, комплексе схем и графиков, подробных аналитических докладах.
На высшем уровне контроль должен быть понятен всем менеджерам, применяющим его и имеющим высокую квалификацию. На уровне подразделения контроль может быть не очень сложным. Например, менеджер первичного уровня использует краткий отчет на одну страницу. В нем указывает количество произведенной продукции, трудозатраты в человеко-часах за день. Такой отчет прост, понятен, конкретен.
Если процедура контроля, используемая менеджером, непонятна или громоздка для работников, он должен её упростить с учетом задач подразделения и доступности для всех членов коллектива.
Своевременность. Механизм контроля должен выявить отклонения без промедления, и сообщения о нарушениях должны поступать к менеджеру сразу же. Очевидно, что чем быстрее менеджер устранит отклонения, тем быстрее нарушения будут исправлены.
Всегда необходимо о нарушениях сообщать как можно быстрее, даже если они определены ориентировочно на основе предварительных оценок, неполной информации. Лучше, если менеджер будет знать об ошибках заранее, чем с опозданием, когда уже ничего нельзя изменить.
Например, предполагается, что проект размещения конкретного оборудования должен быть увязан с жестким графиком его поступления. Менеджер должен отчитываться ежедневно и еженедельно о состоянии проекта, о его увязке с графиком. Поэтому, в первую очередь, доджем быть разработан график подачи оборудования и монтажных работ. Потом весь контроль и отчеты менеджера будут разрабатываться именно по ходу выполнения поставок оборудования и его монтажа в соответствии с графиком работ.
Целесообразность и экономичность. Контроль должен соответствовать по масштабу и затратам средств наблюдаемом и оцениваемому производственному процессу. Сложные информационные системы контроля необходимо использован, на крупных предприятиях, в организациях, но они неуместны в небольших фирмах или ее подразделениях.
Потребность в контроле есть в любом подразделении, но масштабы, размах его должны соответствовать объемам работы. Нет  необходимости  одинаково   контролировать   небольшую   повседневную работу   и   использование   средств главной инвестиционной программы организации.
Например, старшая медсестра в больнице обычно уделяет более значительное внимание поступлению наркотических средств, чем бинтов. Или в небольшом подразделении, состоящем из трех служащих, неэкономично и нецелесообразно назначить работника, ответственного за контроль их деятельности. Будет выгоднее и лучше повысить их ответственность за исполнение работ на основе самоконтроля, а, возможно, давать поручения каждому из них по взаимной проверке выполняемых поручений.
В то же время в большом подразделении, насчитывающем десятки или сотни людей и выпускающем различные детали, штучные изделия в больших объёмах, целесообразно иметь инспекторов или специалистов по контролю качеств продукции.
Обычно эта функция осуществляется на основе индивидуального подхода с учётом выпускаемой продукций, поэтому число работников, занятых контролем, определяется каждый раз индивидуально. Имеется также много промежуточных стадий, которые должен оценить менеджер и проконтролировать в случае необходимости.