Этапы процесса контроля

Процесс контроля содержит в себе три последовательных этапа. Первый этап обычно тесно увязан с планированием и начинается с установления необходимых параметров (стандартов), которые должны быть достигнуты. Следующий этап должен обеспечивать изменение всех необходимых параметров. Если в результате производственной деятельности не удается достигнуть стандарта, то третий этап применяется для выполнения необходимой корректировки действий. Все три этапа необходимо выполнять в определённой последовательности для того, чтобы можно было эффективнее достичь намеченных показателей.
Стандарты можно определить как единицы измерения или специальные параметры, с помощью которых можно сопоставить результаты производственной деятельности. Стандарты показывают цели, которые следует достичь, и являются критериями, используемыми при осуществлении контроля выполнения работ.
Стандарты необходимо установить до начала производства основных работ, услуг, выполняемых конкретными работниками, и они должны быть ориентированы на измерение конечного продукта. Может быть установлено много типов стандартов в зависимости от сферы деятельности или конечной продукции.
Например, осязаемый, реальный стандарт может быть установлен для измерения количества произведенной продукции, её качества, прямых и косвенных затрат труда, времени изготовления единицы изделия, сверхнормативных расходов, доли рынка и т.д. Гораздо труднее установить неосязаемые, абстрактные стандарты в количественном или стоимостном выражении. Они характеризуют репутацию компании, моральное состояние работников, качество ухода за больными в больницах или доме инвалидов.
Чаще всего реальные стандарты, определяемые или исполняемые менеджерами, относят к трудовым операциям подразделения. Например, в продукции подразделения стандарты могут быть представлены в единицах производимых товаров, в трудо-часах на единицу продукции, качестве продукции с точки зрения срока её использования, отклонения образца. В торговом предприятии стандарты могут быть установлены по отношению к числу обслуживаемых покупателей, сумме выручки, количеству жалоб покупателей.
При определении стандартов подразделения менеджеры могут руководствоваться знаниями исполняемых работ. Благодаря опыту и наблюдениям большинство из них имеют хорошее представление о том сколько времени необходимо потратить на конкретные работы, какие необходимы материалы, какие операции дают возможность достичь наилучший результат, а какие не следует использовать.
Изучая и анализируя предыдущие бюджеты, структуру и объёмы выпущенной продукции, производственную переписку и документацию, менеджеры должны уметь разрабатывать производственные стандарты по большинству видов продукции подразделения.
Наиболее тщательный и систематический подход в определении стандартов по объёму работ за предстоящий период должен выполнить инженер-технолог, оценивающий необходимость и состав рабочих операций в процессе их исследования.
Изучение рабочих операций представляет собой анализ выполнения конкретных работ с целью их улучшения, сокращения, изменения, комбинирования для того, чтобы быстрее, проще и легче достичь конечного результата.
Обычно по результатам исследования создается карта технологического процесса, которая облегчает анализ каждого действия и всех операций, применяемых в процессе труда. После глубокого, тщательного анализа трудовых операций и их элементов инженер-технолог разрабатывает наилучший метод выполнения конкретной работы.
Как только выявляется лучший метод, исследуются на основе хронометража необходимее затраты времени на разработанные   трудовые  операции   для   определения   нового стандарта. При определении стандарта, производится по определенной системе отбор конкретных работников для обследования путём хронометража отдельных рабочих операций, их изменения, корректировки и выявления усталости, индивидуальных возможностей и необходимых остановок для отдыха. Когда все эти факторы будут увязаны соответствующим образом, можно будет установить конкретный стандарт.
Хотя этот подход является весьма правильным, все же значительные допуски и здравый смысл учитываются при установлении стандарта. Трудо-затраты в часах на рабочие операции должны быть исследованы на научной основе, чтобы не было никаких сомнений в их использовании в качестве основы установления оптимальных стандартов. Стандарты, учитывающие затраты времени на рабочие операции, могут помогать ему при распределении производственных заданий работникам. Они также помогают менеджеру в определении возможной стоимости работ и материалов, необходимых для их выполнения.